La comunicación no es sólo hablar

Ahora trabajamos a distancia. Aunque tu empresa no lo haga, muchos de tus clientes sí. Puede parecer que hoy en día la comunicación no es más que un simple intercambio de palabras. Ni de lejos.

La comunicación eficaz consiste en transmitir ideas, forjar relaciones y asegurar el entendimiento mutuo. Por experiencia propia, he comprobado que el modo y el método de comunicación pueden influir significativamente en los resultados de un proyecto. Cada herramienta de comunicación tiene sus propias fortalezas y debilidades, y saber cuándo y cómo usarlas es crucial. Ya sean correos electrónicos, videollamadas, mensajes de voz o software especializado, elegir el medio adecuado para la situación puede marcar la diferencia.

Comunicación en ventas

La comunicación de ventas ha evolucionado drásticamente con la transición al teletrabajo. Ahora más que nunca, las primeras interacciones con los clientes marcan la pauta de toda la relación, ya que a menudo no se intercambian sonrisas ni apretones de manos para crear la primera impresión. Por eso, en Mindsailors utilizamos herramientas modernas para mantener la calidad de nuestras comunicaciones de ventas, incluso cuando no es posible realizar reuniones presenciales.

Cuando no puedo presentar nuestra oferta en una reunión en vivo, uso aplicaciones como Loom para grabar la presentación. La uso para presentarme a mí mismo y a la empresa mucho mejor que con PowerPoint o Excel (¡no me extraña!). Este enfoque me permite ofrecer una presentación impecable y profesional que los clientes pueden ver cuando les resulte conveniente. La clave está en tratar estas grabaciones como una reunión real: estar preparado, vestirse apropiadamente y asegurar una calidad de audio y video excelente. Utilizo un micrófono y una cámara de alta calidad para mejorar la claridad y el profesionalismo de mi mensaje, con el objetivo de causar una buena impresión en mis clientes.

Comunicación en ventas - Consejo práctico

Invierta en un buen equipo de iluminación y sonido para mejorar la calidad de sus presentaciones grabadas. Practique transmitir su mensaje con seguridad y claridad, como lo haría en una reunión en vivo.

Comunicación durante un proyecto

Una comunicación eficaz durante un proyecto es esencial para mantener a todas las partes coordinadas e informadas. Sin embargo, la comunicación excesiva puede ser tan perjudicial como la insuficiente, ya que puede distraer del trabajo real.

He utilizado varios programas de gestión de proyectos como Proofhub , Asana y Jira . En Mindsailors usamos YouTrack para llevar un registro de tareas, plazos y progreso. Sin embargo, hemos descubierto que compartir estos espacios directamente con los clientes a veces puede generar confusión o microgestión. Sé que funciona para muchas empresas, pero no para nosotros. En su lugar, optamos por reuniones semanales estructuradas con nuestros clientes. Estas sesiones de una hora funcionan de forma similar a los sprints en el desarrollo de TI, ofreciendo un punto de control periódico para analizar el progreso, abordar las inquietudes y planificar los próximos pasos.

Para abordar asuntos importantes o que puedan generar confusión entre estas reuniones, recomiendo usar mensajes de voz en lugar de mensajes de texto. Los mensajes de voz pueden transmitir un tono y matices que podrían perderse en la comunicación escrita, lo que reduce la probabilidad de malentendidos. Claro que querrás llamar de vez en cuando, pero dejar un mensaje de voz deja una pista que puedes consultar en el futuro, si es necesario.

Comunicación durante un proyecto: consejo práctico

Establezca un calendario de reuniones periódicas con sus clientes para mantener la coherencia y mantener la comunicación. Utilice mensajes de voz para aclarar cuestiones complejas, añadir un toque personal y asegurar la comprensión de su mensaje.

Comunicar los resultados de su trabajo

Presentar los resultados de tu trabajo no se trata solo de mostrar el producto final; se trata de contarle al cliente el camino que te llevó hasta allí. ¡Tienes que ser como J. R. R. Tolkien! En Mindsailors, creemos que compartir el proceso de diseño con los clientes les ayuda a comprender la lógica detrás de nuestras decisiones creativas. Si alguna vez te has encontrado en una situación en la que tuviste que esforzarte mucho para convencer a un cliente de los resultados de tu trabajo, es muy probable que si le hubieras contado tu experiencia de diseño de antemano, no hubiera sido necesario convencerlo.

Al presentar conceptos visuales, dedicamos un tiempo considerable a explicar la trayectoria del diseñador. Cada diseñador que presenta sus conceptos habla de dónde se inspiró, por qué decidió seguir un determinado camino, qué le impulsó a incorporar ciertas soluciones, etc. Esto implica mostrar incluso las inspiraciones iniciales, explicar las decisiones tomadas a lo largo del camino y analizar cómo estas se alinean con los objetivos del cliente. De esta manera, los clientes están mejor preparados para comprender y apreciar el producto final, viéndolo a través del proceso de diseño y no solo del resultado final.

Utilizamos herramientas como Adobe Photoshop , Keyshot y Miro para crear presentaciones detalladas y mapas mentales que ilustran nuestro proceso de diseño. Estas herramientas nos ayudan a comunicar visualmente la evolución de nuestras ideas y el razonamiento que las sustenta, facilitando a los clientes el seguimiento y la interacción con nuestro trabajo.

Comunicar los resultados de su trabajo - Consejo práctico

Utiliza recursos visuales y técnicas narrativas para presentar tu trabajo. Incluso herramientas como Google Slides y Canva para presentaciones de diseño y MindMeister para mapas mentales pueden ayudarte a crear narrativas atractivas que ilustren tu proceso de diseño.

Resumen

Mejorar la comunicación en etapas clave de la interacción con el cliente (ventas, ejecución del proyecto y presentación de resultados) puede mejorar significativamente su experiencia general. Hemos comprobado de primera mano cómo una comunicación clara y eficaz puede evitar malentendidos, fortalecer las relaciones con los clientes y generar mejores resultados en los proyectos. Esto no solo ayuda a obtener resultados que cumplan con las expectativas del cliente, sino que también facilita su trabajo al fomentar la comprensión y la confianza mutuas.

Y ya que estamos en ese tema, no te pierdas el episodio 22 de IDology, el podcast de diseño industrial: