Este artículo es una transcripción del episodio n.º 6 de IDology, el podcast de diseño industrial de Mindsailors. Puedes ver el episodio completo en YouTube o escuchar la versión de audio en Spotify , Apple Podcasts o Google Podcasts .

En este episodio, Voytek Hołysz habla con Mikołaj Wiewióra, nuestro diseñador sénior, sobre cómo se estructuran los presupuestos para el desarrollo de productos, cómo se asignan el tiempo y los materiales, cuál es el número de empleados en las distintas etapas del desarrollo y qué decisiones podrían hacerte gastar demasiado dinero.

Voytek Hołysz:   

Este es probablemente el tema más interesante para muchos de nuestros clientes: ¡el presupuesto! ¿Qué tipo de presupuesto se debe considerar al planificar el desarrollo de un nuevo producto o incluso el diseño? Pensé que deberíamos hablar un poco más sobre esto, no solo sobre el proceso de diseño y el origen de los costos, ni sobre cómo se elabora un presupuesto, sino también sobre qué tipo de decisiones pueden evitar el despilfarro o los sobrecostos. No sé si es lo primero, pero sin duda, una de las preguntas más comunes que surgen al hablar con los clientes es: "¿Cómo presupuestamos nuestro trabajo?", es decir, ¿nos basamos en el tiempo y los materiales o en un precio fijo para todo el proceso? Y sé que la respuesta, como siempre, es: "Depende". Pero quizás podrías explicarnos por qué y cómo funciona.

Mikołaj Wiewióra: 

Bien. Sí, hablar de dinero es un tema muy complejo. Así que creo que no entraremos en cantidades específicas. Pero me gustaría abordar el tema desde una perspectiva amplia: ¿cómo trabajamos? ¿Cuántas personas necesitamos para la entrega? ¿Cuántas semanas o cuánto tiempo dedicamos para que el trabajo sea valioso para el cliente? Preguntabas sobre el tiempo, los materiales y el precio fijo. Hacemos ambas cosas en diferentes etapas de nuestro proceso de diseño.

Estamos acostumbrados a aceptar precios fijos al principio y luego a trabajar de forma eficiente en términos de tiempo y materiales. Esto se debe a que, al principio, desconocemos el resultado final. Todos sabemos que el producto o el briefing definen el trabajo a realizar, pero se desconoce el resultado o la dificultad de las etapas posteriores del desarrollo del producto. Por lo tanto, una vez finalizada la presentación del concepto, estimamos el tiempo que tardará en entregarse el producto final.

Y este tiempo se toma en función del tiempo y los materiales, ya que debemos ser lo más transparentes posible con nuestros clientes y no malgastar demasiado dinero ni tiempo. Trabajamos en ambas partes, pero la primera parte del proceso de diseño es bastante fija. Y la segunda parte suele ser el tiempo y los materiales.

Voytek Hołysz: 

Bien. Si entiendo bien, al principio del proceso, el alcance del trabajo es más predecible, ya que estamos seguros de no exceder una cantidad fija de dinero, tiempo u horas de trabajo. Pero después de cierta etapa, es el tipo de trabajo preliminar, las pruebas y el prototipado que no podemos predecir para una cantidad fija de tiempo o dinero.

Mikołaj Wiewióra: 

Sí, es difícil definir el coste de desarrollar el producto hasta convertirlo en un objeto físico, ya que el prototipado es costoso. Y al principio del proyecto, no sabemos cuántos prototipos necesitaremos para obtener el resultado deseado. Por lo tanto, cuando se trata de un producto sencillo, como dos piezas de una carcasa de plástico sin requisitos de impermeabilidad, resistencia al agua ni ninguna otra cualidad equivalente, podemos aceptar tolerancias más altas.

Si solo tenemos dos piezas para ensamblar, es más fácil y se necesitarán menos prototipos: uno o dos bastarán para completar el trabajo. En cambio, si diseñamos un objeto complejo o sofisticado que consta de decenas de componentes, cada uno de ellos debe ser prototipado y probado. Por lo tanto, el número de prototipos aumenta.

Voytek Hołysz: 

Sí, así que hay más complicaciones y más incógnitas.

Mikołaj Wiewióra:

Claro que, al principio del proyecto, sabemos si será fácil o no, pero aún no se visualiza el resultado final. Así que, gracias a las herramientas, como el software CAD, podemos diseñar el mismo objeto —uno muy simple con superficies sencillas— que es bastante fácil de representar en CAD, y luego desarrollar un producto físico. Sin embargo, a veces nuestros clientes necesitan que este objeto sea más estilizado o tenga una superficie más compleja.

Así pues, la superficie o los componentes mecánicos internos, como las cosechas, los saltos y todos los pequeños detalles que convierten este concepto en un producto, requieren tiempo. Si consideramos todos estos pequeños detalles, creo que todos comprendemos que, al considerar el proyecto como simples palabras en el resumen, no podemos predecir su complejidad final. Por lo tanto, el nivel de complejidad inicial es más bien un contenedor; aún es teórico.

Clasificamos los proyectos como fáciles, medianos o difíciles de diseñar. Solemos categorizar los proyectos en estas tres amplias categorías porque cuando un cliente nos contacta y nos dice que quiere un producto pequeño que no será una familia de productos, que tiene la electrónica necesaria o que tiene una idea de cómo debería funcionar, es bastante fácil. Sabemos cómo planificar este proyecto y cómo establecer el presupuesto, especialmente para la fase conceptual. Por lo tanto, este será un proyecto fácil para nosotros.

Claro que todo proyecto puede ser difícil. Solo quiero que entendamos que cada proyecto puede ser difícil. Hay algunos más fáciles de hacer que otros. Mientras que en la perspectiva media, o en la clase media de proyectos, hay proyectos que involucran movimientos mecánicos o cinemáticos, donde tenemos que pensar no solo en la forma sino también en la función y quizás desarrollar algo nuevo en su interior. Así que no solo en el estilo, sino también en lo interno, porque tenemos que pensar de adentro hacia afuera. No sabemos qué hay dentro. Por lo tanto, esto es más difícil porque tuvimos que pensarlo. Por lo tanto, lleva un poco más de tiempo y tenemos que dedicarle más tiempo al desarrollo de estas ideas.

Voytek Hołysz: 

Y probablemente involucra a más expertos que los otros proyectos que mencionaste porque hay más elementos diferentes involucrados.

Mikołaj Wiewióra: 

Sí. Se necesita un poco más de personal.

Voytek Hołysz: 

Quizás deberíamos repasar nuestro proceso de diseño y hablar de cada etapa y de la cantidad de personal para cada una. Quizás no necesariamente de qué se trata cada etapa, pero ¿por qué, en esta etapa, necesitamos, por ejemplo, tanta gente durante tanto tiempo para lograr ese efecto? Si les interesa nuestro proceso de diseño, tenemos un video aparte al respecto, así que pueden verlo en nuestro canal. No vamos a hablar de los detalles de cada etapa, solo de cómo abordamos el presupuesto en cada una, ya que no todos los proyectos son un proceso completo; algunos proyectos constan de una a tres etapas.

Mikołaj Wiewióra:

Puedes unirte en cualquier momento durante el proceso.

Voytek Hołysz:

Bien, comencemos desde el principio.

Mikołaj Wiewióra:

Terminemos primero con los proyectos más difíciles. Cuando tienes dos diseños con más de un concepto para el cliente, significa que hay más de un producto, como una familia de productos. Suele ser lo más difícil, ya que hay que considerar no solo un producto, sino tres o cuatro, según el proyecto. Así, se llevan todos estos pasos fáciles y medianos hasta llegar a este tercer paso, que es el más difícil.

Ahora, analicemos el proceso de diseño y todos los detalles sobre el tiempo y el presupuesto. Podemos empezar con el prediseño. En esta etapa, descubrimos de qué se trata el proyecto. Claro que tenemos el briefing, pero al leerlo, es solo lenguaje; tenemos que comprenderlo y luego traducirlo en una especificación para el proyecto. Para que ambas partes entiendan lo que se debe hacer.

Voytek Hołysz:

Y esta es una de esas partes que mencionaste que están más en el nivel de precio fijo porque la cantidad de trabajo que necesitamos hacer es más predecible.

Mikołaj Wiewióra: 

Sí, asumimos un pequeño riesgo en este nivel porque necesitamos extraer la máxima información posible del cliente y del tema del proyecto para estar seguros de que vamos a diseñar lo que el cliente necesita.

Voytek Hołysz: 

Bien, ¿quién dirige esta etapa del proceso? ¿Y qué trabajo implica?

Mikołaj Wiewióra: 

Esta etapa del proceso la lidera un líder de equipo o un diseñador sénior, ya que es la persona con más experiencia para formular preguntas. Estas preguntas son, por supuesto, una síntesis de las que tenemos como equipo. Trabajamos según el briefing, elaboramos una lista de preguntas o la redactamos para el cliente, y luego nos reunimos con él para analizarlas, lo que nos permite describir el proyecto de forma más técnica y comprender mejor al cliente potencial o a los usuarios. Esta fase de prediseño puede durar desde una semana para un proyecto sencillo hasta meses si queremos desvelar todos los detalles. Sin embargo, suele tardar entre una y cuatro semanas en completarse.

Voytek Hołysz: 

Creo que es importante mencionar que, independientemente de si un cliente llega con un informe detallado, vago o con descripciones imprecisas —corríjanme si me equivoco—, incluso si el informe es bastante específico en su lenguaje y detalle, debemos verificar si estas suposiciones son correctas. Por lo tanto, independientemente de si el informe es bastante vago o muy detallado, básicamente debemos revisarlo en su totalidad y verificar si es correcto.

Mikołaj Wiewióra: 

Sí, porque, como dije, el lenguaje es una herramienta de comunicación, pero no es tan preciso como los detalles y la comprensión común de cada oración. Porque a veces escribes una oración y crees que es totalmente comprensible, pero alguien la lee y significa algo diferente para esa persona. Por lo tanto, debemos desarrollar un lenguaje común sobre el tema. Y debemos asegurarnos de que nos entendamos mutuamente: ¿qué significa una oración en particular?

Voytek Hołysz:

Esa es la fase de prediseño. La siguiente es el diseño conceptual.

Mikołaj Wiewióra: 

Sí. El diseño conceptual es la etapa más predecible. Porque una vez que sabemos qué diseñar, podemos comenzar con el proceso creativo. Y normalmente lo completamos en cuatro a seis semanas. Incluso si el proyecto es complejo, una vez que conocemos todos los detalles, simplemente se necesita más gente y más comunicación. Por eso lleva más tiempo, quizás seis o siete semanas o algo así. Pero no es tan difícil predecir el plazo, ya que es una fase conceptual, una fase en la que pensamos en la marca, el estilo y los valores propuestos.

Estamos creando modelos conceptuales, por lo que no son tan complejos como los modelos de producción finales. Como fabricamos la piel, fabricamos el exterior del producto.

Por supuesto, considerando todos los requisitos y supuestos técnicos, no es que estemos entregando imágenes o imágenes hermosas que no se puedan convertir en un producto físico. Pero, por supuesto, hemos aprendido que es extremadamente difícil traducir el mismo modelo, el mismo modelo 3D conceptual, a uno físico. Por lo tanto, tenemos que pasar a otra fase, la fase mecánica. Pero dejémoslo ahí por ahora. Seguimos trabajando en la fase conceptual.

Voytek Hołysz: 

Entonces, para esta fase conceptual, ¿quién forma parte del equipo? Porque, como dices, no se trata solo de diseño; también es parte de ingeniería.

Mikołaj Wiewióra: 

Sí, el equipo suele estar formado por unas cuatro personas. A veces más, a veces menos, pero no trabajamos en un grupo de menos de tres personas. Trabajamos en este proyecto de forma que un diseñador entregue al menos un concepto. Creemos que debemos aprovechar al máximo el trabajo de un equipo, a diferencia de un estudio de diseño independiente, que cuenta con uno o dos diseñadores. Y, por supuesto, sé que cada uno de mis diseñadores tiene su propio estilo. Por eso, es recomendable mostrar al cliente diferentes estilos de diseños propuestos en lugar de mostrar tres diseños diferentes con un estilo similar.

Voytek Hołysz:

O tres variaciones sobre un tema.

Mikołaj Wiewióra: 

Sí, pero claro, eso a veces ocurre porque los clientes quieren ver proyectos similares, con estilos ya definidos, pero con un nivel de detalle o acabado diferente. Normalmente, a los clientes les encanta ver tres enfoques diferentes para resolver el problema que nos plantearon. Por lo tanto, necesitamos al menos tres personas. Y para proyectos más complejos, necesitamos más de cuatro, o incluso cinco o seis.

Voytek Hołysz: 

Bien. Después de esa fase, pasamos al diseño conceptual específico, que consiste en considerar los comentarios sobre los diseños conceptuales y luego refinar los detalles.

Mikołaj Wiewióra: 

Lo llamamos refinar el diseño o mejorarlo. Esto se debe a que no podemos predecir todo en la fase conceptual ni adaptarnos al estilo que nuestros clientes tienen en mente. El cliente se estresa mucho esperando ver el concepto. Si usa nuestro servicio por primera vez, no sabe qué esperar. Y una vez que ve la presentación con imágenes, puede hablar sobre ellas. Y si, con suerte, le gusta uno de los conceptos, puede decidir qué sigue. Entonces, ¿cómo refinamos este concepto que ha elegido para convertirlo en un concepto en el que podamos trabajar más a fondo?

Voytek Hołysz:

Entonces, ¿cuántas personas suelen trabajar en el perfeccionamiento de un concepto de diseño específico? ¿Y cuánto tiempo lleva?

Mikołaj Wiewióra: 

El grupo suele ser más pequeño porque tenemos poco trabajo por hacer. Y normalmente es el líder del proyecto quien no cambia en esta etapa. Por lo tanto, el líder del proyecto viene al inicio del proyecto y acompaña al cliente en las fases uno, dos y tres. Y el diseñador que creó este concepto específico que vamos a refinar, porque es más fácil para el diseñador que ya creó este concepto específico que estamos discutiendo, para que estos cambios se puedan realizar de forma más eficiente.

Y suele tomar dos periodos. El primero es cuando necesitamos retroalimentación. Por lo tanto, lleva tiempo, o el tiempo de nuestro cliente, analizar estos conceptos y recopilar retroalimentación, ya sea de sus clientes potenciales o de los grupos objetivo. Hay muchas partes interesadas en el proyecto, por lo que todas necesitan brindar retroalimentación.

Voytek Hołysz:  

Aparte de eso, supongo que a veces las decisiones las toma un solo hombre. La retroalimentación puede ser bastante rápida. Pero, como dijiste, cuando una organización grande necesita consultar la retroalimentación entre departamentos o solo entre un par de jefes, necesita realizar una, dos o tres encuestas, grupos focales o lo que sea, lo que puede llevar incluso meses. Pero para nuestro equipo, después de recibir la retroalimentación del cliente, ¿cuál es el plazo previsto, más o menos?

Mikołaj Wiewióra:  

El plazo previsto es de dos a tres semanas. Porque, como mencioné, es más fácil realizar estos cambios. Sin embargo, como esta retroalimentación puede llegar en cualquier momento, necesitamos tiempo para planificar al equipo para que implemente estos cambios.

Voytek Hołysz:

Entonces, dices que, tras recibir la retroalimentación, no necesariamente nos lanzamos a perfeccionar el proyecto. Necesitamos tiempo para hacerlo, porque nunca sabemos cuándo la recibiremos.

Mikołaj Wiewióra:  

Sí, así de simple. Esto se debe a que no trabajamos en un solo proyecto cada vez. Por lo tanto, debemos asegurarnos de tener tiempo y de que el diseñador que diseñó este concepto en particular también esté disponible. De lo contrario, trabajaremos con otra persona. Pero, por supuesto, lleva un poco más de tiempo porque tiene que aprender el concepto desde cero y qué modificar.

Voytek Hołysz:  

Continuando con el diseño mecánico, ¿seguimos dentro del alcance del trabajo con precio fijo?

Mikołaj Wiewióra:  

Intentamos no serlo, porque cada cosa ocurre diferente. Cada cliente tiene necesidades diferentes. Por ejemplo, algunos clientes necesitan una estimación de horas, y es totalmente comprensible que necesiten estos rangos de precios. ¿Cuál es el precio mínimo y el máximo posibles? Y, por supuesto, podemos estimar el tiempo de cada proyecto. Pero esto solo es posible una vez finalizada la fase conceptual.

Es realmente difícil imaginar la cantidad de trabajo antes de esta tercera etapa de nuestro proceso de diseño. Aún tenemos ideas vagas sobre cómo lucirá este objeto o producto, lo que implica que es más bien una suposición. Por lo tanto, si los clientes desean recibir el plazo y el presupuesto estimados, necesitamos estar al menos al final de la tercera etapa para ser más precisos. No podemos simplemente tomar cifras e incluirlas en el presupuesto, ya que podrían no ser correctas al final.

Voytek Hołysz:  

Bueno, claro que el cliente lo sabe. Les decimos a cada uno que debemos pasar por las tres primeras etapas si quieren escuchar un presupuesto coherente. Porque sin esas tres etapas, solo serán conjeturas y, por lo tanto, definitivamente cambiará.

Mikołaj Wiewióra: 

Sí, definitivamente. Informamos al cliente que el presupuesto se revisará después de la fase tres. A continuación, pasamos a la fase mecánica, que se centra más en la entrega del objeto funcional, el prototipo funcional y el producto físico. Simplemente creamos una lista de tareas que deben completarse para que el producto final incluya todos los detalles descritos. Después, podemos estimar qué tarea requiere cuánto tiempo para resumirla y, finalmente, comunicarle al cliente el presupuesto.

Por eso el tiempo y los materiales son importantes, porque a veces necesitamos comprar algo para construir los prototipos. Quizás impresiones, quizás materiales que deben obtenerse y probarse con los productos físicos. El tiempo que invertimos no nos permite fijar el precio. Simplemente podemos hacer una estimación.

Voytek Hołysz:

Supongo que no podrás decirme cuánto tiempo lleva porque, como dijiste, varía bastante. Pero cuéntame sobre el tamaño del equipo que podría estar trabajando en este proyecto y, para este proyecto de dificultad media que mencionaste antes, cuál podría ser, aproximadamente, el margen de error en el cronograma.

Mikołaj Wiewióra:

Así que intentamos crear prototipos rápidamente para poder fallar rápidamente y solucionar el posible problema. No vamos a extender esta fase hasta estar completamente seguros de que el concepto funcionará, ya que tenemos que probarlo. Es cuestión de semanas, a veces meses, pero no más de tres meses. Por lo tanto, este primer prototipo que vamos a probar debería estar listo en tres meses.

Voytek Hołysz:

¿Para el proyecto de mediana escala?

Mikołaj Wiewióra:

Sí. El plazo es de tres meses. Y considerando el equipo para un proyecto mediano, depende de si la electrónica integrada está integrada o no. El equipo varía de dos a tres personas, y hasta seis si la electrónica está integrada, por lo que necesitamos ingenieros de sistemas integrados, desarrolladores de firmware, etc. Pero esta fase no debería durar más de tres meses.

Voytek Hołysz:  

Entonces, después de haber comprobado esta etapa, tenemos el prototipo final y la siguiente etapa es DFM.

Mikołaj Wiewióra:

Sí, pero eso sería ideal. Una vez que el prototipo está en marcha, esto no suele ocurrir en la primera prueba. Por lo tanto, refinamos y ajustamos el diseño mecánico. Dado que la fase mecánica no se menciona mucho, es un proceso iterativo. Al igual que todos los procesos de lanzamiento de nuevos productos al mercado, son un poco más complejos que el proceso lineal de diseño de moda. Pero si tuviéramos que describirlo de forma más comprensible, tendríamos que hacerlo más parecido a una cascada.

Pero esta fase, la número cuatro, es iterativa. Solemos crear fragmentos más pequeños de la parte más grande del proyecto para poder probar en diferentes prototipos las funcionalidades que debemos ofrecer y la estética deseada. Y dentro de estos tres meses, ya podemos pasar a la segunda o tercera ronda de un prototipo, para tener una comprensión completa de lo que se fabricará en el futuro, y luego podemos pasar a la fase de DFM.

Voytek Hołysz:  

Pero las diferentes etapas del prototipado, desde la uno hasta la tres, o las que sean necesarias, ¿están todavía dentro de esos tres meses?

Mikołaj Wiewióra:

Estos pequeños prototipos suelen estar dentro de estos tres meses, pero de lo que estaba hablando es que tenemos el prototipo final, el primer prototipo ensamblado del proyecto, que es después de estos tres meses.

Voytek Hołysz:

Bueno, ¿te refieres al primero?

Mikołaj Wiewióra:  

Sí, el primero que esté completo, porque entre tanto podemos prototipar un solo mecanismo o una pieza específica de algo. Así que ya estamos iterando. Estamos probando diferentes enfoques y encontrando el adecuado.

Voytek Hołysz:

De acuerdo. Por lo tanto, el primer prototipo completo suele requerir algunos ajustes adicionales antes de crear otro.

Mikołaj Wiewióra:  

Sí. Porque una vez que ensamblas todo, también aprendes algo nuevo. Y cuando aprendes algo nuevo, lo vuelves a ensamblar. Y a veces necesitas hacer un tercer prototipo.

Voytek Hołysz:

¿Qué es esto? ¿Un mes más, dos o tres?

Mikołaj Wiewióra:

No, no tarda tres meses, pero suele tardar unos dos. Normalmente se debe a que tenemos que conseguir todos los componentes. No lleva tanto tiempo rediseñar estas cosas pequeñas, pero sí hacer un pedido a diferentes proveedores, reunir todas estas piezas de nuevo y ensamblarlas.

Voytek Hołysz:  

También es importante tener en cuenta que, al desarrollar o trabajar en prototipos, aún hay mucha logística involucrada, como encontrar los proveedores adecuados, los componentes adecuados, especialmente los electrónicos, comprarlos, esperar la entrega, etc. Y es similar a lo que comentamos: quizás el proceso de realizar una tarea no lleve tanto tiempo, pero esperar a tener todo lo necesario para realizarla a veces es la parte que más tiempo consume.

Mikołaj Wiewióra:  

Sí, es cierto. Podemos solucionarlo buscando proveedores más rápidos, pero suele costar más dinero o simplemente dificulta encontrar al adecuado en el momento oportuno. Normalmente, el tiempo es inevitable; hay que tener paciencia porque no todo es posible en menos tiempo.

Voytek Hołysz:  

Claro. La parte mecánica tarda de cuatro a cinco meses, o incluso seis meses en casos extremos. Y luego pasamos al diseño para la fabricación. Es decir, ajustamos el prototipo final para que se adapte al proceso o sistema de producción.

Mikołaj Wiewióra:

Sí, es un proceso muy amplio, desde el diseño hasta la fabricación del producto. Pero solemos definirlo así: si ya tenemos el prototipo fabricado, funciona como queremos y tiene el aspecto que queremos, y ahora tenemos un proveedor interesado en fabricar y ensamblar este dispositivo físico, debemos llegar a un acuerdo sobre las posibilidades que ofrece su tecnología, o quizás la de muchos proveedores, ya que también es posible tener muchos proveedores para un producto.

Por lo tanto, debemos comprender las necesidades y posibilidades de cada uno para que puedan hacer algo sin muchos cambios. Pero a veces dicen que esta pequeña pieza no es visible en todo el ensamblaje; es una pieza interna. Quizás deberíamos hacerla más económica y eficiente. Tienen sugerencias sobre cómo hacerlo. Y luego la ajustamos, ya que no podemos predecir los costos de fabricación de cada pieza, ya que los fabricantes son los expertos.

Voytek Hołysz:  

Sí, por supuesto. Entonces, ¿cuántas personas de nuestro equipo participan en este proceso? ¿Es posible calcular cuánto tiempo podría llevar dentro de un proyecto de dificultad media?

Mikołaj Wiewióra:  

A veces, tarda semanas, como dos o tres, porque el proyecto es sencillo. El proveedor ya forma parte de nuestra red de contactos; nos conocemos y sabemos que tiene estas posibilidades, así que diseñamos para ellas, lo que facilita el proceso. Así, tras la fase mecánica, ya tenemos el 99 % del DFM realizado. Sin embargo, no es muy común. Lo más habitual es que tengamos que revisar todas las piezas del conjunto del diseño que hemos creado y realizar pequeños ajustes en cada una. Solo un poco, pero a veces más drásticos y a veces menos. En promedio, estos cambios se realizan en cada pieza, lo que aumenta la eficiencia de la fabricación.

Este proceso puede tardar hasta tres meses o algo así. Pero hay otros factores que pueden alargar o acortar esta etapa. Lo más importante es que el cliente firme el acuerdo con el proveedor sin problemas, ya que a veces se trata de un asunto legal y hay que invertir bastante dinero para lograr ese vínculo. Y si se necesita invertir ese dinero, hay que asegurarse de que la calidad obtenida cumpla con los estándares.

Voytek Hołysz:  

Entonces, el tiempo para esta etapa específica puede extenderse en gran medida debido a situaciones que están fuera de nuestro alcance.

Mikołaj Wiewióra:  

Generalmente, se debe a la comunicación. Es necesario comunicarse entre el estudio de diseño, el proveedor y el cliente. Y este ciclo lleva tiempo. Los cambios suelen ser menores, no tan importantes como para que tengamos que reconstruir todo el conjunto porque no es fabricable. Nunca ha ocurrido en nuestro estudio, pero tenemos que ajustar el diseño. Por lo tanto, la comunicación entre proveedores, clientes, abogados, inversores y todas las partes interesadas que finalmente formarán parte del éxito del producto aún lleva tiempo. Como somos diferentes, tenemos nuestros propios proyectos y objetivos, y debemos estar en el momento y lugar adecuados. Por eso, este proceso puede tardar un poco más que el trabajo de ejecución.

Voytek Hołysz:  

¿Cuántas personas participan en este proceso de nuestra parte? ¿Sigue siendo el líder del equipo y el diseñador el responsable del diseño final? ¿O es alguien especializado en DFM?

Mikołaj Wiewióra:

El diseñador no siempre participa en el proceso de diseño mecánico; por supuesto, se centra en el resultado final y diseña la superficie, los valores que desea que sean visibles. Pero a veces, el diseñador ya no participa en este proceso. Está concentrado en otro proyecto. Pero normalmente se necesitan dos o tres personas.

Voytek Hołysz:

Bien, ¿es porque este proceso es menos un proceso de diseño y más un proceso de negociación o de producción técnica?

Mikołaj Wiewióra:  

Todavía existe el diseño, pero, por supuesto, el diseño y el diseño mecánico son ligeramente diferentes, ya que el diseño se centra más en los valores, en un enfoque más holístico. Y, de hecho, el diseño mecánico lo hace posible, dentro de estos valores definidos. Claro que los diseñadores también son técnicos, y los diseñadores mecánicos tienen una comprensión artística de los valores que debemos ofrecer.

Voytek Hołysz:  

Necesitan estar en la misma página.

Mikołaj Wiewióra:

Pero se trata de competencias y habilidades diferentes. A veces, asignamos al diseñador dentro del proyecto a áreas donde sus habilidades son más adecuadas para esta fase en particular.

Voytek Hołysz:

Entonces, si somos dos personas, podría tomar dos o tres meses, o podría tomar mucho más tiempo, dependiendo de factores como si hay que esperar a que los abogados redacten los contratos, etc. Esto podría llevar mucho tiempo.

Mikołaj Wiewióra:  

Sí. Y tengo un ejemplo. No puedo hablar de las marcas para las que trabajamos, pero tengo un ejemplo desde ambas perspectivas. Logramos entregar el diseño conceptual y el diseño mecánico, y nuestro cliente pudo fabricar este diseño en medio año.

Voytek Hołysz:  

¿Te refieres a desde el comienzo de trabajar con nosotros hasta el momento en el que...?

Mikołaj Wiewióra:

…donde el producto ya estaba en el mercado. Tardó medio año.

Voytek Hołysz:

Eso parece estar por debajo de los límites de tiempo de los que estábamos hablando.

Mikołaj Wiewióra:  

Sí. Pero quiero mencionar que si ya tenemos a los proveedores listos para la fabricación, eso es fundamental. Contamos con un gerente de proyecto que sabe qué es posible lograr en este plazo, del lado del cliente, por supuesto, porque tiene experiencia en el proceso, en la fabricación y en la introducción del proyecto al mercado. Al ser un proyecto de ritmo rápido, entregamos tres conceptos en un mes y luego hicimos algunos ajustes en dos semanas, ya que eran solo ajustes para la fase conceptual prevista. Y entonces surgió la magia, porque estábamos trabajando simultáneamente en el diseño mecánico con su equipo.

Y la mayor ventaja de este proyecto fue que estábamos trabajando en diferentes zonas horarias, de modo que cuando nos despertamos y comenzamos a trabajar en el diseño mecánico durante varias horas, luego enviamos el diseño a sus diseñadores, sus diseñadores mecánicos, ellos se despiertan porque están en Canadá.

Voytek Hołysz:  

Así que esto fue un trabajo sin parar.

Mikołaj Wiewióra:

Sí, fue un trabajo continuo debido a la buena sincronización horaria. Así que solo fue posible en estas condiciones. Por eso este proyecto avanzó tan rápido.

Voytek Hołysz:

Pero aun así, ese es un lado del espectro. Dijiste que tenías otro ejemplo.

Mikołaj Wiewióra:  

Sí, tengo otro ejemplo. Y tengo el ejemplo de llevar el producto desde la fase conceptual hasta el mercado durante nueve años. ¿Por qué sucedió esto? Aun así, completamos la fase conceptual en un mes e hicimos algunos pequeños cambios en unas tres semanas. Y luego no se materializó el éxito porque el director del proyecto cambió en la empresa cliente. No había nadie que se hiciera cargo de este proyecto y lo continuara dentro de las estructuras establecidas de la empresa de nuestro cliente. Así que el proyecto simplemente se detuvo después de varios años porque las personas no pudieron comunicarse entre sí.

Voytek Hołysz:

¿Y lo retomaron al cabo de un par de años?

Mikołaj Wiewióra:  

Sí. Y después de un par de años, hubo un hombre que descubrió que había un proyecto abierto en su sistema y que les gustaría volver a este proyecto después de siete años de nada.

Voytek Hołysz:

Entonces, comunicación, comunicación, comunicación y gestión de proyectos.

Mikołaj Wiewióra:

Sí. Y para ser honesto, el primer proyecto fue más complicado que el segundo.

Voytek Hołysz:

Sí. No sé si lo creería si, después de siete años, alguien me contactara y me dijera: "Oye, ¿recuerdas ese proyecto en el que estábamos trabajando? Terminémoslo". Yo diría: "¡Oye! ¿Es hoy 1 de abril? ¿Qué pasa?".

Mikołaj Wiewióra:  

Sí, esa fue una historia que podría dar para un libro. Pero es verdad. Y yo no la conocía porque no trabajaba en esta empresa cuando se creó el concepto. Pero sí trabajaba para ella cuando finalmente se materializó el proyecto. Así que, desde esta perspectiva, es una historia curiosa. Pero desde la perspectiva del estudio de diseño, dado que el trabajo estuvo paralizado durante varios años, no esperaban que tuviera éxito en el próximo año, más o menos. Estos son ejemplos extremos que quería cubrir. Normalmente, desde la idea hasta el mercado, transcurren unos dos años.

Voytek Hołysz:  

Sí, pero aún queda una última etapa del proceso que no hemos mencionado antes de que el producto llegue a las tiendas: la supervisión del proceso de producción. Es una especie de control de calidad del primer lote de productos que sale de la línea de montaje. Esto probablemente también lleve mucho tiempo y requiera la intervención de un par de personas. Háblame un poco sobre este último paso de nuestro proceso de diseño.

Mikołaj Wiewióra:

Claro. No contamos con las instalaciones para fabricar estos proyectos porque no somos fabricantes. Seguimos viendo que el problema reside en el control de calidad, ya que una vez que se establece el proceso de fabricación y todas las herramientas que debe fabricar el proveedor, el problema es que, a veces, nuestros clientes o las personas involucradas en el proyecto no pueden determinar si el producto, ya ensamblado y entregado para su verificación y aceptación final, es correcto.

Para que, como diseñadores, sepamos qué esperar del producto: la calidad de la superficie y la calidad del ensamblaje. ¿Rechina o no? ¿Funciona como queremos? Podemos realizar diversas pruebas tanto mecánicas como electrónicas, ya que esta última también es importante para el correcto funcionamiento del producto final. Así, sabemos qué buscar y cómo optimizar el proceso para que los productos finales tengan la calidad que nuestro cliente necesita y la que deseamos.

Voytek Hołysz:  

¿Cuánto tiempo puede llevar y cuántas personas trabajan en ello?

Mikołaj Wiewióra:  

Creo que es un proceso constante de ajustes a la producción si es necesario. Así, una vez que comienza la producción, llevamos a un ingeniero y a un gerente de proyecto —normalmente dos personas, a veces más— a visitar al proveedor, a la empresa con la que trabajamos. Se podría llamar una auditoría; como ya comentamos con el proyecto, ¿cuáles son las ventajas y desventajas de cada paso del ensamblaje? ¿Cómo podemos hacerlo más eficiente? ¿Qué ideas se nos ocurren para mejorar la fabricación? Y, por último, abaratar el precio.

Creo que el proceso lleva días. Una vez que la producción está en marcha, se pueden realizar cambios rápidos. Pero no digo que debas reconstruir la herramienta que estás fabricando. Dedica más tiempo a la fase tecnológica para descubrir cómo mejorar este proceso. A veces lleva más que días; semanas, pero no es muy común.

Voytek Hołysz:

Sí, pero no lleva meses. Así que tenemos dos personas que auditan la calidad de los productos que salen de la línea de ensamblaje durante días o semanas.

Mikołaj Wiewióra:

Verdadero.

Voytek Hołysz:

Bien, ese es el proceso completo. Creo que entendemos bien cuánto trabajo requiere cada paso y quién es responsable de qué. También podemos hablar brevemente sobre situaciones que han presenciado o saben que presenciaron en nuestra empresa, sobre cómo a veces los clientes toman decisiones que les cuestan dinero o tiempo, decisiones que podrían haberse evitado simplemente tomando una decisión diferente. Digámoslo así. Quizás como advertencia para quienes estén considerando desarrollar un nuevo producto, o que lo hayan hecho recientemente y hayan tenido problemas de presupuesto, o que se encuentren con situaciones similares, esto les ayudará a tomar mejores decisiones la próxima vez. ¿Se les ocurre alguna situación similar?

Mikołaj Wiewióra:

Hay algunas. Pero me gustaría que fuera más general que la situación particular que tuvimos. Creo que todos deberíamos entender que el proceso de diseño es iterativo. Por lo tanto, no deberíamos ahorrar dinero ni tiempo reduciendo el número de prototipos, por ejemplo. Dado que no es tan caro fabricar el tercer o incluso el cuarto prototipo antes de estar 100 % seguros de que las herramientas en las que vamos a invertir serán correctas, es una buena forma de simular. Si cree que una simulación, como la de moldeo por inyección, que cuesta entre 1000 y 2000 dólares por pieza, es cara, le aseguro que no lo es.

Voytek Hołysz:

En comparación con la cantidad de dinero que necesitarás gastar en la producción final.

Mikołaj Wiewióra:

Sí. Porque hay que comprar acero, o el fabricante tiene que comprarlo, tiene que fresarlo. Necesita dedicar mucho tiempo de máquina a fabricar esta herramienta. Y una vez creada, no es fácil cambiarla. Hay un gráfico conocido que muestra que un cambio al inicio del proyecto tiene un gran impacto, pero un bajo costo. Pero, por otro lado, cuando un pequeño cambio ocurre en las etapas posteriores del proceso, cuesta mucho más dinero.

Así que, asegúrate de que tu diseño sea fabricable. Podemos encargarnos, por supuesto. Sin embargo, asegúrate de que el prototipo que tienes cumpla con tus requisitos. Si no lo hace, deberíamos hablarlo y hacer una revisión más. El diseñador tarda unas semanas en crear un prototipo. Por lo tanto, un mes en este periodo de desarrollo de un producto no es mucho tiempo. Puedes permitírtelo.

Voytek Hołysz:  

Tienes que poder permitírtelo.

Mikołaj Wiewióra:

Sí, deberías poder permitírtelo, porque podemos pasar del primer prototipo al proceso DFM y la fabricación. Pero si no estamos 100 % seguros, creo que algo fallará. Así que esta es la regla principal. En segundo lugar, en tu presupuesto y tu cronograma, debes considerar no solo la fase de diseño, sino también las de fabricación y comercialización.

Porque es muy fácil ver las imágenes, tienes este hermoso render después de dos meses de colaboración, y piensas que está bien; estará en el mercado. Es un producto que veremos en las tiendas el próximo mes. No, debemos colaborar con el cliente y el estudio de diseño para hacerlo realidad. Y esto solo es posible cuando se pone en producción. Por lo tanto, hay que reservar tiempo tanto para la fabricación como para el marketing, que puede ser un proceso paralelo, porque cuando se quiere vender algo, hay que anunciarlo antes de que comience la producción para no arriesgar mucho dinero en la producción cuando los productos no se necesitan.

Generalmente es la idea de unas pocas personas, pero para que el producto tenga éxito, es necesario que muchas personas la compartan. Por lo tanto, es importante considerar estos factores en la estrategia de lanzamiento de un nuevo producto al mercado. Pero de estas dos reglas, el tiempo es el factor más importante. Para entregar el producto con rapidez, es fundamental estar completamente seguro de que las instalaciones de fabricación, los proveedores y los componentes que lo componen ya están disponibles, y así se puede avanzar con rapidez.

Porque conoces el proceso, las capacidades del proveedor y sabes que, especialmente, los componentes electrónicos están disponibles. Una vez que tienes estos tres factores asegurados, puedes pasar a la fase de diseño con ciertas restricciones, ya que estas podrían influir en el proceso creativo del diseño del producto. Pero si quieres ser rápido, debes tener limitaciones, ser preciso y ser muy consciente del tiempo.

Voytek Hołysz:

En resumen, si quieres entregar un producto rápidamente, necesitas experiencia en el desarrollo de nuevos productos. Necesitas un buen flujo de trabajo. Necesitas saber lo que haces. Necesitas saber cuánto tiempo necesitarás. Necesitas esa experiencia. Y si nunca has lanzado un producto al mercado, ese es un curso intensivo que no se realizará; perderás dinero o el producto no verá la luz.

Mikołaj Wiewióra: 

O requerirá mucho tiempo, dinero y recursos. Estos tres factores son importantes. Finalmente obtendrá el producto, pero no rápidamente y probablemente no con la calidad que desea.

Voytek Hołysz:

¿Hay alguna otra situación, caso o toma de decisión equivocada que le venga a la mente y que le gustaría mencionar?

Mikołaj Wiewióra:

No quería ser tan negativo sobre la toma de malas decisiones, porque no tomar una también puede ser perjudicial. Por ejemplo, si les pedimos a nuestros clientes que se centren en una lista específica de preguntas que tenemos y necesitamos respuestas rápidamente para trabajar, a veces se envía un mensaje o se hace una llamada, y después de esta, tenemos tres o cuatro días, una semana o incluso dos semanas de silencio. Y eso no ayuda a desarrollar un producto más rápido.

Por lo tanto, quizás algún tipo de retroalimentación ágil sea un punto muy útil si queremos trabajar de forma dinámica. Es recomendable tener llamadas o correos electrónicos rápidos, así como respuestas rápidas a estos correos, ya que se trata de pequeños problemas que a veces se pueden resolver en media hora, pero a veces tardan una semana en obtener la información. Por lo tanto, es recomendable tratarnos, al estudio de diseño, como un socio y un miembro más del equipo, en lugar de como una empresa externa que hace bien su trabajo. Seremos tan buenos como la comunicación dentro del equipo.

Voytek Hołysz:  

Así que, básicamente, todo se reduce a la comunicación, como mencionaste al principio de esta conversación y lo hablamos en otro episodio. La comunicación es fundamental para el éxito, sin importar la situación. Si no se comunica bien, no funcionará.

Mikołaj Wiewióra:

Sí, esto es algo que debemos aprender como personas, como miembros de un equipo y como socios comerciales. La comunicación es fundamental.

Voytek Hołysz:

Bien. Para concluir con una nota positiva: si quieres tener éxito desarrollando un nuevo producto, mantén una comunicación rápida y precisa. Creo que eso es todo. ¿Crees que hay algo más que añadir? ¿Alguna última palabra?

Mikołaj Wiewióra:

Finalmente, sé que la gente querrá saber cuánto costará, pero no podemos decirlo sin un ejemplo. No quisimos hacerlo porque queríamos hacerlo más general para comprender mejor el proceso y el tiempo. Así que ese dinero es simplemente un subproducto de este tiempo.

Voytek Hołysz:

Sí. Si quieres saber el presupuesto de tu proyecto, contáctanos.

Mikołaj Wiewióra:  

Sí.

Voytek Hołysz:

Está bien. Muchas gracias.

Mikołaj Wiewióra:  

Gracias.

 

Mikołaj Wiewióra es diseñador sénior en Mindsailors. Cuenta con una amplia experiencia liderando equipos de diseñadores e ingenieros en todas las etapas del proceso de diseño.

 

 

 

 

 

 

Voytek Holysz es el director de operaciones de Mindsailors y cuenta con 15 años de experiencia en la gestión de empresas de servicios B2B creativos, marketing, ventas y producción de vídeos.