Komunikacja to nie tylko słowa

Teraz pracujemy zdalnie. Nawet jeśli Twoja firma tego nie robi, wielu Twoich klientów tak. Może się wydawać, że obecnie komunikacja to nic więcej niż wymiana słów. Nawet zdalnie.

Skuteczna komunikacja polega na przekazywaniu idei, budowaniu relacji i zapewnianiu wzajemnego zrozumienia. Mogę powiedzieć z własnego doświadczenia, że odkryłem, że tryb i metoda komunikacji mogą znacząco wpłynąć na wyniki projektu. Widzisz, każde narzędzie komunikacyjne ma swoje mocne i słabe strony, a wiedza, kiedy i jak ich używać, jest kluczowa. Niezależnie od tego, czy są to e-maile, rozmowy wideo, wiadomości głosowe czy specjalistyczne oprogramowanie, wybór odpowiedniego medium do odpowiedniej sytuacji może mieć ogromne znaczenie.

Komunikacja w sprzedaży

Komunikacja sprzedażowa ewoluowała drastycznie wraz ze zmianą na pracę zdalną. Teraz bardziej niż kiedykolwiek początkowe interakcje z klientem wyznaczają ton całej relacji - ponieważ często nie wymienia się uśmiechu ani uścisku dłoni na pierwsze wrażenia. Dlatego w Mindsailors wykorzystujemy nowoczesne narzędzia, aby utrzymać jakość naszej komunikacji sprzedażowej, nawet gdy spotkania twarzą w twarz nie są możliwe.

Kiedy nie mogę przedstawić naszej oferty na spotkaniu na żywo, używam aplikacji takich jak Loom, aby nagrać ptch sprzedaży. Używam jej, aby zaprezentować siebie i osobowość naszej firmy o wiele lepiej niż PowerPoint lub Excel (nic dziwnego!). To podejście pozwala mi na przedstawienie dopracowanej i profesjonalnej prezentacji, którą klienci mogą obejrzeć w dogodnym dla siebie czasie. Kluczem jest traktowanie tych nagrań jak prawdziwego spotkania: bądź przygotowany, odpowiednio ubrany i upewnij się, że jakość dźwięku i obrazu jest najwyższej jakości. Używam wysokiej jakości mikrofonu i kamery, aby zwiększyć przejrzystość i profesjonalizm mojego przekazu, aby wywrzeć pozytywne wrażenie na moich klientach.

Komunikacja w sprzedaży - Praktyczna wskazówka

Zainwestuj w dobre oświetlenie i sprzęt nagłaśniający, aby poprawić jakość swoich nagranych prezentacji. Ćwicz przekazywanie swojej wiadomości pewnie i wyraźnie, tak jak podczas spotkania na żywo.

Komunikacja w trakcie projektu

Skuteczna komunikacja w trakcie projektu jest niezbędna, aby wszystkie strony były zgodne i poinformowane. Jednak nadmierna komunikacja może być równie szkodliwa jak niedostateczna, ponieważ może odciągać uwagę od faktycznej pracy.

Używałem różnych programów do zarządzania projektami, takich jak Proofhub , Asana i Jira . W Mindsailors używamy YouTrack do śledzenia zadań, terminów i postępów. Jednak odkryliśmy, że dzielenie się tymi przestrzeniami bezpośrednio z klientami może czasami prowadzić do zamieszania lub mikromanagementu. Wiem, że to działa w wielu firmach — ale nie w naszym przypadku. Zamiast tego decydujemy się na ustrukturyzowane cotygodniowe spotkania z naszymi klientami. Te godzinne sesje działają podobnie do sprintów w rozwoju IT, zapewniając regularny punkt kontrolny do omawiania postępów, zajmowania się problemami i planowania kolejnych kroków.

Aby omówić ważne lub potencjalnie mylące kwestie między tymi spotkaniami, polecam korzystanie z wiadomości głosowych zamiast wiadomości tekstowych. Wiadomości głosowe mogą przekazywać ton i niuanse, które mogą zostać utracone w komunikacji pisemnej, zmniejszając prawdopodobieństwo nieporozumień. Oczywiście, że chcesz od czasu do czasu podnieść słuchawkę, ale pozostawienie wiadomości głosowej pozostawia ślad, do którego możesz się odwołać w przyszłości, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Komunikacja w trakcie projektu – praktyczna wskazówka

Ustal regularny harmonogram spotkań z klientami, aby zapewnić stałe aktualizacje i zachować spójność. Używaj wiadomości głosowych do wyjaśniania złożonych kwestii, aby dodać osobisty akcent i upewnić się, że wiadomość zostanie zrozumiana.

Komunikowanie wyników swojej pracy

Prezentowanie wyników swojej pracy nie polega tylko na pokazaniu produktu końcowego; chodzi o opowiedzenie klientowi o podróży, która Cię tam doprowadziła. Musisz być jak JRR Tolkien! W Mindsailors wierzymy, że dzielenie się procesem projektowania z klientami pomaga im docenić racjonalne podstawy naszych kreatywnych decyzji. Jeśli kiedykolwiek znalazłeś się w sytuacji, w której musiałeś ciężko pracować, aby przekonać klienta do wyników swojej pracy, istnieje duże prawdopodobieństwo, że gdybyś wcześniej podzielił się z nim swoją podróżą projektową, przekonywanie byłoby mało lub wcale niekonieczne.

Podczas prezentacji koncepcji wizualnych poświęcamy sporo czasu na wyjaśnienie podróży projektanta. Każdy projektant prezentujący swoje koncepcje mówi o tym, skąd czerpał inspirację, dlaczego zdecydował się pójść w określonym kierunku, co sprawiło, że włączył określone rozwiązania itd. Wiąże się to z pokazywaniem nawet początkowych inspiracji, wyjaśnianiem wyborów dokonanych po drodze i omawianiem, w jaki sposób te decyzje są zgodne z celami klienta. Dzięki temu klienci są lepiej przygotowani do zrozumienia i docenienia produktu końcowego, patrząc na niego przez pryzmat procesu projektowania, a nie tylko końcowego rezultatu.

Używamy narzędzi takich jak Adobe Photoshop , Keyshot i Miro, aby tworzyć szczegółowe prezentacje i mapy myśli, które ilustrują nasz proces projektowania. Narzędzia te pomagają nam wizualnie komunikować ewolucję naszych pomysłów i rozumowanie za nimi, ułatwiając klientom śledzenie i angażowanie się w naszą pracę.

Komunikowanie wyników swojej pracy – praktyczna wskazówka

Użyj pomocy wizualnych i technik opowiadania historii, aby zaprezentować swoją pracę. Nawet narzędzia takie jak Google Slides i Canva do prezentacji projektowych oraz MindMeister do mapowania myśli mogą pomóc Ci tworzyć przekonujące narracje, które ilustrują Twój proces projektowania.

Streszczenie

Poprawa komunikacji na kluczowych etapach interakcji z klientem — sprzedaży, realizacji projektu i prezentacji wyników — może znacznie poprawić ogólne wrażenia klienta. Widzieliśmy z pierwszej ręki, jak jasna, skuteczna komunikacja może zapobiegać nieporozumieniom, budować silniejsze relacje z klientami i prowadzić do lepszych wyników projektu. Pomaga to nie tylko w dostarczaniu wyników, które spełniają oczekiwania klienta, ale także ułatwia pracę, wspierając wzajemne zrozumienie i zaufanie.

A skoro już o tym mowa, koniecznie obejrzyjcie 22. odcinek IDology – podcastu o wzornictwie przemysłowym: