Este artículo es una transcripción del primer episodio de IDology, el podcast de diseño industrial de Mindsailors. Puedes ver el episodio completo en YouTube o escuchar la versión de audio en Spotify , Apple Podcasts o Google Podcasts .

En el primer episodio, el director de operaciones de nuestra empresa, Voytek Holysz, conversó con Rafal Pilat, cofundador y diseñador sénior de Mindsailors, para hablar sobre cómo obtener los mejores diseños de una empresa de diseño industrial como Mindsailors. Hablaron sobre cómo preparar un buen briefing para una empresa de diseño industrial, qué trampas mentales evitar al planificar el desarrollo de nuevos productos y cómo abordar la comunicación de lo que se sabe y lo que se desconoce a la empresa de diseño industrial asociada.

Voytek Holysz: Bien, Rafal, hablemos del briefing para un estudio de diseño industrial. Desde la perspectiva de un cliente que acude a una empresa como la nuestra, tiene una idea para un producto.

Rafal Pilat: Sí.

VH: Tal vez sea sólo una chispa de una idea, o tal vez sea sólo algo ensamblado con cartón o lo que sea.

RP: Sí.

VH: Necesitan explicar de alguna manera a los diseñadores e ingenieros qué quieren lograr, cómo se supone que debe funcionar y cuánto se supone que costará finalmente. ¿Cómo deberían prepararse para iniciar una conversación con un estudio de diseño?

RP: Ante todo, no te estreses demasiado si no tienes ni idea de cómo preparar un informe de producto o de proyecto. A menudo, necesitamos hacer muchas preguntas, incluso a empresas con experiencia que describen un nuevo producto, antes de obtener la visión completa del producto, qué es realmente y qué hay que hacer. Obtener esta información de nuestros clientes forma parte de nuestra misión. No te estreses por ello.

VH: Es un buen comienzo.

RP: Sí, es un buen comienzo. Pero, obviamente, es agradable recibir la consulta de un cliente que prepara un informe escrito muy completo, que no deja lugar a dudas. No hay lugar para la imaginación ni para la duda, y básicamente podemos tomar este informe y plasmarlo en las especificaciones del proyecto.

VH: ¿Es eso siquiera posible?

RP: Creo que ocurrió quizás una o dos veces.

VH: ¿En serio? ¡Guau! Así que, sin desarrollo, sin investigación, solo...

RP: Sí, muy detallado y breve, con una descripción completa de cada funcionalidad, etc. Entonces...

VH: Bueno, eso es como un cisne negro. Rara vez ocurre.

RP: Rara vez ocurre. Pero definitivamente hay algunos puntos que deben tenerse en cuenta al desarrollar este resumen del producto, y podemos discutirlos y repasarlos. Creo que esto simplemente les dará a los clientes una mejor idea de qué incluir en este resumen y qué no es tan crítico para nosotros al trabajar en él.

VH: Claro. ¿Hay algo en orden cronológico? ¿Qué debo considerar primero al redactar el briefing de mi producto?

RP: Sí, comencemos con lo más básico: preséntese y cuéntenos sobre usted porque nos brinda una muy buena información sobre su experiencia en el desarrollo de productos.

No den por sentado que conocemos a todas las empresas del mundo. Simplemente cuéntenos sobre usted. Cuéntenos la idea general del producto. Cuéntenos la estrategia, si forma parte de una gama más amplia de productos o si se trata de un producto único. Si tiene información de fondo, compártala con nosotros y comparta su visión.

Comparta su visión, ya que esto también nos orienta en una dirección específica. Sabemos que este, por ejemplo, es un producto crucial para el desarrollo estratégico de su empresa, y nos alegra saberlo. Además, denos información sobre sus capacidades técnicas y sobre las personas que trabajarán en este proyecto.

Esto también nos ayuda a visualizar el estado de la empresa y de las personas con las que vamos a trabajar. Empecemos simplemente con…

VH: ¿Introducción?

RP: información. Sí.

VH: Sí. Es como presentar la empresa, su visión, una perspectiva muy general.

RP: Así es. Y, por supuesto, la descripción del producto también es fundamental. Por eso, queremos conocer su producto con el mayor detalle posible. Por lo tanto, un punto crucial en todo informe es centrarse en la descripción del producto y ser lo más exhaustivo posible.

Una buena práctica es imaginar que le estás describiendo el producto a alguien que nunca ha visto algo así. Intenta ponerte en la piel de esa persona e imaginar...

VH: ¿Sus preguntas? ¿Cuáles serían?

RP: Sus preguntas, y si se formula o describe el producto o su funcionalidad de forma que la persona lo comprenda, ¿qué piensa realmente sobre este producto, cómo será su aspecto y qué hará? Otro aspecto que vale la pena incluir en la descripción es si se trata de un producto de producción en masa, de una serie corta o de un solo producto, por ejemplo, un prototipo único o algo similar. Esto también nos permite centrarnos en las tecnologías específicas que podrían utilizarse para la fabricación de dicho producto.

Si se va a producir en masa, podemos asumir que se necesitarán ciertas herramientas para este proyecto. Y si se trata de algo que, no sé, solo se planea para series cortas, de unas pocas piezas o decenas de piezas, simplemente ignoraremos todas las tecnologías dedicadas a la producción en masa y nos centraremos solo en algo más asequible para ese tipo de proyecto.

VH: Sí, y probablemente sería mejor describir el volumen de producción sin usar términos que puedan interpretarse de forma diferente, ya sea producción en masa, producción en serie o lo que sea. Simplemente digan cuántas piezas quieren fabricar en el primer año, o en el segundo, etc. Y probablemente sería mejor que lo supiéramos para elegir la tecnología adecuada.

RP: Así es. Es un punto muy válido.

VH: Creo que, al ser un briefing para un nuevo producto, ya sé cómo debe ser, más o menos. Pero aun así, en esta etapa tan temprana, estoy seguro de que no tengo la mayoría de las respuestas que se espera. Entonces, ¿qué hago cuando no las tengo?

RP: Claro que decir "No sé la respuesta" a una pregunta que podríamos hacer no es motivo para cancelar ni retrasar el proyecto. Esto es algo que podemos aclarar en ciertos proyectos. A menudo, los clientes que acuden a nosotros desconocen cierta información en ese momento del proyecto porque aún no está planificada, por ejemplo, ¿cuál es el volumen de producción real? A veces ocurre. "Bueno, podrían ser 500 piezas, podrían ser 5000 piezas. En este momento, no lo sabemos". Esta información también nos parece bien. Y ciertos proyectos requieren mayor investigación, ya que si una funcionalidad crítica es vaga o no está claro si será crítica o no. Esto es algo en lo que deberíamos trabajar. Quizás también podamos ayudar trabajando en el briefing, realizando una fase de investigación u organizando talleres con nuestros clientes para darles una perspectiva más amplia y poder investigar más a fondo sobre tecnologías o materiales, por ejemplo. Y esto es algo que se puede resolver. Simplemente no se preocupen por decir "No lo sé".

VH: Claro. Mi visión es una, pero obviamente, supongo que en la mayoría de los casos, si no en todos, cuando alguien se acerca y dice que quiere desarrollar un nuevo producto, no es para él personalmente, sino para que lo use otra persona...

RP: Sí.

VH: ...en algún tipo de escenario. ¿Tu trabajo también incluye investigar al público objetivo de alguna manera? ¿O debería tener todos los datos sobre cómo se podría usar algo, si existe en el mercado, etc.? ¿Eso me corresponde?

RP: Supongo que casi todos los productos están dirigidos a un grupo específico, un grupo objetivo de personas que lo usarán o, en ocasiones, quienes deciden comprar un producto específico. Así que, piensa en tu público objetivo y cuéntanoslo. También es válido pensar en la persona que tomará la decisión de comprar o usar el producto. Y quiero recalcar que describir solo la funcionalidad podría no ser suficiente. Describe también los escenarios de uso de tu producto. Indícanos un escenario de uso estándar. Cuéntanos un caso excepcional de tu producto.

Recuerda también ser el abogado del diablo con tus propias ideas. ¿Quizás no sea necesario abordar todas las necesidades de cada grupo objetivo al diseñar tu producto? Podría generar costos adicionales innecesarios. ¿Intentar ser el mejor en funcionalidad para, digamos, una de cada cien personas que usarán este producto? Podemos hablar de esto, definir la funcionalidad y, por nuestra parte, también detectaremos peligros o señales de alerta que detectemos sobre la marcha y que puedan generar costos adicionales o causar retrasos en el desarrollo de una funcionalidad específica, por ejemplo.

Piense siempre en los escenarios de uso e intente pensar en la funcionalidad crítica y la funcionalidad opcional.

VH: Bien, para recapitular desde el principio. Hablamos de que nos contaras sobre ti, tu empresa y tu marca. ¿Con quién trabajamos? ¿Cuáles son tus objetivos? ¿O cuál es el objetivo del producto? Luego, intenta describir el producto con el mayor detalle posible en esta etapa, sin entrar en tantos detalles que el concepto se convierta en una quimera. Simplemente concéntrate en las cosas y luego dinos qué no sabes o qué necesitas averiguar para que el producto tenga éxito. Y, por supuesto, supongo que eso nos indica cuál sería el alcance general de nuestro trabajo. ¿Deberíamos?

RP: Sí.

VH: ¿Somos el equipo de investigación y desarrollo? ¿Quieren que nos encarguemos del desarrollo, incluyendo la búsqueda de un proveedor y la supervisión de la producción? Necesitamos saber qué planificar.

RP: Así es. Incluso si quieres desarrollar un nuevo producto, puede que no solo necesites nuestra ayuda en una etapa o parte específica del proyecto. Y esta información también es crucial para fijar el precio de todo el proceso, ya que necesitamos saber si nos necesitarán solo para, no sé, el diseño conceptual o también para desarrollar el hardware electrónico, ya que esto también podría ser necesario.

Básicamente, necesitamos saber en qué etapas de los proyectos tendremos que participar. Esa es la clave. Así que, sí, el alcance del trabajo.

VH: Sí. Al describir el alcance del trabajo o cualquier otro tema que tratamos, supongo que, como desarrollador de productos novato, por ejemplo, al desarrollar un producto por primera vez, probablemente mi informe será lo más detallado posible, pero aún bastante vago en comparación con una empresa que ya cuenta con decenas de productos en su catálogo, ¿verdad?

RP: Sí, definitivamente. Incluso con solo leer el resumen de un producto, conocemos a nuestros clientes y, al analizarlo sin siquiera hablar con ellos, podemos asumir que tienen cierta experiencia en el desarrollo o la fabricación de nuevos productos .

No dude en compartir esta información. Si planea su proyecto con antelación, e incluso si prevé etapas posteriores, háganoslo saber. Por ejemplo, si planea fabricarlo internamente o si ya forma parte del equipo responsable de la ingeniería de hardware o del diseño mecánico , háganoslo saber.

Esto también nos dará una buena idea de nuestro alcance y de cómo será nuestro trabajo. Así que no dudes en compartirlo con nosotros.

VH: Sí, claro.

RP: Creo que algo que pasamos por alto, y quería mencionarlo, es el factor estético. La gente viene y describe el proyecto, pero también viene con ciertas ideas sobre cómo quieren que se vea este producto específico.

Y no siempre es fácil para alguien describirlo, o puede que simplemente te den una descripción muy general. "Oh, quiero que esto sea bonito. Hazlo bonito".

VH: Moderno.

RP: Sí, "Modernizar". Es una descripción muy vaga y subjetiva, porque, como saben, la belleza depende de quién la mire. Y también es así. Sus expectativas podrían ser diferentes a las que tenemos para este producto. Así que esperan algo minimalista, y nosotros ofrecemos todo lo contrario, basándonos en la misma descripción vaga.

Y es por eso que también tratamos de pedir a nuestros clientes que preparen un moodboard que indique ejemplos positivos y negativos de la estética que tienen en mente.

VH: Bueno, entonces no es sólo lo que busco sino también lo que realmente no me gusta.

RP: Sí. Así que esa información también es válida para nosotros. Por ejemplo, no sé, no te gustan los productos de Apple.

VH: Bueno, sí, muy común.

RP: Simplemente piensas que son demasiado comunes y simplemente no quieres esa estética en tu producto.

Indíquenoslo. Durante la sesión de preguntas y respuestas con nuestros clientes, siempre revisamos la inspiración, el moodboard y comentamos imágenes o ejemplos específicos. Intentamos preguntarles qué es lo que realmente no les gusta en cada caso.

VH: Sí.

RP: Ya sea la forma, el estilo o los colores, no sé. Es información válida para nosotros y nos da una buena idea de lo que el cliente podría buscar. Y sí, no nos gusta adivinar al diseñar; intentamos ofrecer algo enfocado en una dirección específica.

VH: ¿Qué hay del presupuesto? El presupuesto siempre es un problema en cualquier empresa de servicios personalizados, especialmente en las que tienen un componente creativo. Un problema, en cierto modo, difícil de anticipar. Por ejemplo, supongamos que voy a lanzar un nuevo producto al mercado, pero es mi primera vez, y probablemente quieras saber mi presupuesto. En realidad, no tengo ni idea de cuánto debería esperar. Desconozco la etapa o el nivel de desarrollo del producto. ¿Cómo debería una empresa con poca o ninguna experiencia en el desarrollo de nuevos productos abordar el presupuesto?

RP: Creo que es una buena idea centrarse en las necesidades reales para la fabricación de este producto. Tanto si planeas desarrollar algo para el mercado masivo como si solo se trata de una prueba para, no sé, recopilar información del mercado antes de lanzar un producto rediseñado o una nueva versión de tu primer producto,

Piénselo en términos de sus necesidades reales como cliente y cuál es su estrategia para ese producto. Esto también nos permitirá ofrecerle una estimación aproximada de los costos relacionados con el desarrollo de productos para el mercado masivo en comparación con una producción más pequeña, digamos, de solo unas pocas piezas.

Esto puede ser útil y, sin duda, orientarnos, y creo que siempre es bueno ser transparente con el presupuesto, si es que se ha especificado alguno. Por ejemplo, imagino una situación en la que un cliente con poca experiencia calculando el coste de un producto podría asumir que, vaya, un producto costará cien dólares, y resulta que solo quiere gastar cinco dólares en la carcasa de este artículo o de este producto profesional.

Y en ese momento, podríamos decir: "Bueno, pero esta es una cantidad de dinero muy limitada para nosotros porque solo podemos trabajar en algo muy simple". Y su informe especifica que quiere desarrollar el próximo iPhone.

Aquí es donde declararemos que esto no es realista o consideraremos transferir fondos o aumentar el presupuesto para la vivienda. Esto nos dará más opciones, más materiales e incluso acabados. Y, en algunos casos, incluso podremos considerar incluir más piezas, más funcionales.

Entiendo que, en ese momento, un presupuesto podría ser una simple ilusión o una estimación aproximada. Comparta esta información con nosotros. Sea transparente para que también conozcamos sus expectativas. Si debemos buscar un producto con costos de fabricación altamente optimizados o si se trata de un producto de alta gama en cuanto a calidad y materiales. Esto ayuda mucho a obtener los mejores diseños de una empresa de diseño industrial.

VH: En este contexto, creo que un buen ejemplo es cuando alguien se acerca y te dice que quiere que una parte de su producto sea algo así, algo que ven disponible prácticamente en todas partes a bajo precio. Y espera que, si puede comprarlo a ese precio, seguramente podrá producirlo a un precio aún más bajo. Pero no considera que, por ejemplo, este objeto tan simple cuesta 5 dólares en todas partes...

RP: Sí.

VH: …pero cuando están fabricando su producto, por ejemplo, en 50.000 piezas o 5.000 piezas, no van a poder igualar ese precio porque lo ven en todas partes a un precio bajo porque se produce en millones de piezas.

RP: Correcto. El precio objetivo de un producto suele ser poco realista debido al volumen de producción. Porque si se intenta fabricar algo en decenas de piezas, digamos, el precio unitario será mayor que si se optimiza el producto para millones. En ese caso, se puede asumir que el coste de las herramientas tendrá muy poca influencia en el precio final del producto. Por lo tanto, a menudo es poco realista alcanzar el precio objetivo si el volumen real es demasiado bajo. Y ni siquiera se trata, digamos, de nuestras limitaciones, sino de un fabricante que va a...

VH: Son sólo matemáticas.

RP: Así es. Son matemáticas. Y si un fabricante ve un proyecto que se va a producir en masa, obviamente puede ofrecer un mejor precio y asumir que el cliente es un cliente a largo plazo y que, no sé, se quedará con ellos al menos unos años. Y este es un punto de negociación, por supuesto, y se puede intentar cumplir con las expectativas en cuanto al precio objetivo.

Pero esto hay que tenerlo en cuenta porque a menudo se pasa por alto y a menudo este factor se ignora cuando se planifica el precio final del producto.

VH: Entiendo todo eso. Cuando veo un producto en el mercado y quiero incluir una pieza similar, o quizás lanzar un producto similar, simplemente debo analizar a la competencia más a fondo para asegurarme de si son locales o globales, si son un gran productor o un pequeño productor...

RP: Sí, definitivamente. Y piensa también en tu empresa. ¿Cuál es tu posición en el mercado y cómo puedes competir en este mercado frente a la competencia?

Porque, por supuesto, todo el mundo quiere que su producto sea el número uno del mundo y venda millones de unidades.

VH: Me conformaría con el segundo. Sí, con eso también está bien.

RP: Así es, pero piensa de manera realista en términos de lo que realmente estás planeando y lo que realmente vas a ofrecer en el mercado, y ¿qué tan bajo puede llegar el precio para seguir generando ingresos para la empresa?

Esta es una información muy importante a la hora de planificar cualquier proyecto porque también da una muy buena perspectiva de cuál será el objetivo de ese producto.

Ya sea que se suponga que será el número uno del mundo y de primera categoría, o si será el producto más económico, por ejemplo, piense en su producto en términos de ventajas sobre la competencia en el mercado. Si competirá en precio o en calidad. Siempre es bueno saber esto con antelación.

VH: En resumen, al preparar un informe para el desarrollo de un nuevo producto y contactar con una empresa de diseño industrial como la nuestra, debo presentarme personalmente, presentar la empresa y la marca, y mi visión de la marca o la visión de la empresa. Describiré el producto con el mayor detalle posible en esta etapa, y debo aceptar que tal vez no sepa tanto como quisiera. Quizás incluso yo sea consciente de que desconozco algunas cosas cruciales, pero debo decírselo porque...

RP: Sí.

VH: Luego intentarás encontrarme las respuestas. Debería intentar describir el volumen del producto que planeo vender al año. Si no lo sé, también debería decirte que no lo sé. Quizás puedas averiguar algo sobre el grupo objetivo. Definitivamente debería hacer de abogado del diablo conmigo mismo e intentar cuestionar todo lo que digo para ver si te estoy dando información errónea o si no lo he pensado bien. Y, por supuesto, debería informarte sobre mi plan para el cronograma y el presupuesto.

RP: Sí.

VH: El cronograma, si no tengo mucha experiencia, tanto el cronograma como el presupuesto pueden ser magia negra para mí…

RP: Sí.

VH: …pero aquí puedes intervenir para ayudar si tengo algo de experiencia y te digo cuál es el presupuesto, cuál es el cronograma, esto te ayudará a evaluar mejor cómo abordar el diseño, incluso cómo iniciar el proyecto conmigo como un jugador más experimentado.

RP: Incluso si no tiene experiencia en la introducción de nuevos productos al mercado, considere el proceso de investigación y desarrollo como una medida de seguridad. Esto le ayudará a evitar errores muy costosos durante las etapas de fabricación, logística y comercialización.

VH: Y creo que esa es la mejor descripción. Pensando en el proceso de diseño , el proceso de investigación y desarrollo como una medida de seguridad…

RP: Sí.

VH: …contra errores de costos, básicamente. Así que cuanto mejor informada y ejecutada esté la medida de seguridad…

RP: Sí.

RP: …simplemente, más seguro será su negocio.

RP: Y cuanto menor sea el riesgo. Cierto.

VH: Es una excelente nota para terminar. Muchas gracias.

RP: Muchas gracias.

Rafal Pilat es emprendedor y cofundador de Mindsailors, una premiada empresa de diseño industrial, con más de 15 años de experiencia como diseñador.

Voytek Holysz es el director de operaciones de Mindsailors y cuenta con 15 años de experiencia en la gestión de empresas de servicios B2B creativos, marketing, ventas y producción de vídeos.